Wenn Sponsoren und Vereinsmitglieder nach Uganda kommen, beginnt für viele zunächst der „Kampf mit den Nullen“: Für einen Euro erhält man rund 4.200 Uganda-Shilling. Für das Vereinsmanagement ist das jedoch nur die kleinste Herausforderung. Wesentlich anspruchsvoller ist die korrekte, transparente und lückenlose Dokumentation aller Ausgaben. Hierfür haben wir gemeinsam mit unseren ugandischen Mitarbeitenden klare Prozesse etabliert, die zuverlässig umgesetzt werden.

Pro Jahr befasst sich der Vorstand in 10 bis 15 Sitzungen intensiv damit, welche Maßnahmen mit den anvertrauten Spendengeldern sinnvoll umgesetzt werden können. Bereits diese Abwägung ist anspruchsvoll. Hinzu kommen der sichere Geldtransfer sowie die detaillierte Erfassung aller Ausgaben – beides Bereiche, die besondere Sorgfalt erfordern.

Ein hoher Preis für sicheren Geldtransfer

Der Großteil der Spendengelder wird direkt vor Ort in Uganda eingesetzt, insbesondere für Schulgelder, medizinische Leistungen, Materialien, Mieten und Gehälter. Allein der sichere Transfer dieser Mittel ist mit erheblichen Kosten verbunden: Rund 1.800 € pro Jahr fallen hierfür an. Diese entstehen weniger durch deutsche Banken, sondern vor allem durch ugandische Geldinstitute, deren Gebühren hoch sind und sich oft kurzfristig ändern. Ein Bankwechsel ist daher keine Lösung des Problems, denn er kann sich schnell als nachteilig erweisen.

Finanzverwaltung vor Ort

In Uganda beschäftigen wir fünf Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die jeweils für bestimmte Familien und Kinder verantwortlich sind. Für jeden Zuständigkeitsbereich existiert ein eigenes Konto, auf das wir maximal 2.000 € überweisen. Sämtliche Ausgaben werden unmittelbar und handschriftlich in sogenannten „Family Books“ dokumentiert.

Diese fortlaufende Erfassung sorgt jederzeit für Transparenz und unterstützt die Mitarbeitenden auch im direkten Austausch mit den unterstützten Familien. Ein Blick ins Family Book zeigt alle bisherigen Ausgaben – etwa für Schule, medizinische Versorgung oder Transport – und schafft eine verlässliche Grundlage für Gespräche. Entsprechend sorgfältig werden diese Bücher geführt.

Die Bücher bilden die Basis der Finanzverwaltung, ersetzen jedoch kein systematisches Auswertungsinstrument. Hier profitieren wir vom Engagement unserer Vereinsmitglieder Susanne und Thomas. Sie haben ein Excel-basiertes Erfassungstool entwickelt und zwei unserer Mitarbeitenden – den diplomierten Sozialarbeiter Stefan sowie seine Schwester Barbara – darin geschult. Gemeinsam erfassen sie alle Ausgaben strukturiert und senden die Daten nach Deutschland, wo sie geprüft, zugeordnet und weiterverarbeitet werden.

Abenteuerliche Belege und dicke Ordner

Zur vollständigen Dokumentation gehören selbstverständlich auch die Belege. Diese werden in Uganda gesammelt, vorsortiert und von Besuchern nach Deutschland mitgebracht. Im vergangenen Jahr sind rund 550 Belege angefallen, da Schulmaterialien und Alltagsbedarf zentral, aber in vielen verschiedenen Geschäften beschafft werden müssen.

Hier übernimmt unsere Kassenwartin Virginia eine zentrale Rolle: Jeder einzelne Beleg – vom handschriftlichen Zettel bis zur langen Supermarktrechnung – wird von ihr geprüft, kategorisiert und abgelegt. Trotz der vielen Nullen und der teils ungewöhnlichen Formate wurde jede Kassenprüfung erfolgreich bestanden.

Die Finanzverwaltung zählt sicherlich nicht zu unseren Lieblingsaufgaben, ist aber unverzichtbar – für unsere Sponsoren, das Finanzamt und nicht zuletzt für die nachhaltige Fortführung unserer Arbeit. Umso dankbarer sind wir für die engagierte Zusammenarbeit unseres Teams in Uganda und der helfenden Hände in Deutschland. Ihnen allen gilt ein herzliches Dankeschön – und ein Hoch auf viele weitere Nullen!